为了建立健全学校档案，有效保护和利用档案，特制订本暂行规定。
一、归档范围
凡反映学校党政管理、教学科研、培训等各项活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同介质载体的文件材料均属归档范围。（见附件1）
二、归档文件的保管期限
按国家档案局关于做好《机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限规定》（国档局8号令）要求，文书档案的保管期限划分为永久、定期（30年、10年）。
三、归档文件分类办法
（一）文书档案分类
采用年度--机构--保管期限、年度----问题----保管期限或年度----保管期限三种方法进行分类，机构指学校内设部门，如办公室、财务室等，问题指档案材料的内容所针对、所反映的基本问题。
（二）基建设备档案
1.基建档案按工程项目进行分类；
2.设备档案按种类、型号分类。
（三）会计档案
按独立核算单位——年度——形式分类；
（四）声像档案
按形式——年度分类；
（五）其它档案
按专业,专门分类。
四、档案管理分工
（一）办公室负责管理学校档案室；
（二）档案室管理人员负责对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各处室档案管理工作进行监督和指导；负责保管需永久保存的档案；
（三）各处室负责本处室的档案材料收集、立卷、归档；负责保存保管期限为30年和10年的档案材料。
五、档案收集、立卷、归档
各处室档案整理人员应按工作程序和要求，对文件材料进行收集、立卷，经本部门负责人和办公室负责人审核合格后将归档文件移交学校档案室。
（一）各处室档案整理人员要按时间顺序或事件的相互联系编制归档文件目录，目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见附件2）。
（二）归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一件。文件的批复在前请示在后。跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档。
（三）归档要求
1.凡归档的文件材料都必须齐全完整。
2.凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，应将文件材料左、下侧对齐，按件用线装订。
3.凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
4.不同年度的文件一般不得放在一起归档。
5.声像档案要编写文字说明，充分体现活动的时间、地点、人物和事由，确切地反映照片的内容。
（四）归档时间
1.各处室需永久保存的档案材料于第二年三月底前移交档案室。
2.基建档案在全部工程竣工验收后一个月归档。
3.各处室的影像资料在形成后一个月之内移交档案室。
（五）归档手续
各处室须在规定的时间内，经本处室负责人和办公室负责人审核签名后，将归档材料（含电子文档）移交到档案室，档案室管理人员核对签名后在归档文件首页上端的空白位置加盖归档章。
六、档案的查阅
（一）查阅档案一般只限于学校主要领导和参与起草文件的有关人员。
（二）各处室查阅学校文档，必须填写查阅申请表，按其主管业务范围经办公室主任审核，报分管副校长批准后方可到档案室查阅，查阅时应有档案管理人员在场。
（三）外单位因工作需要查阅的，须持单位介绍信，注明查阅目的、范围、内容和方法，经学校主要领导批准后，至少二人在档案室共同查阅，不得将档案材料带出档案室。
（四）档案文件一般不外借，如因特殊情况非外借不可的，需持单位介绍信，由学校主要领导批准后方可办理借出归还登记手续，借阅时限不超过五天。
（五）未经学校主要领导同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案管理人员登记备案并对摘抄内容仔细核对签署意见。未经同意不得复制拷贝影像资料，因工作需要复制拷贝的应经学校主要领导批准，并经档案管理人员进行登记备案。
（六）保管档案工作人员严格遵守保密制度，不得擅自向他人提供档案材料或泄露档案内容，否则严格依照有关规定处理。
本规定自2018年1月1日起执行，规定内容由学校办公室负责解释。
附件1：1.莆田电大文件材料归档范围、分类办法及保管期限表
2．归档文件目录格式及填写示例
附件1.1
莆田电大文件材料归档范围、分类办法及保管期限表
类别：党支部
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
党支部建立、改选、干部任免文件 |
|
2 |
党支部会议记录 |
|
|
3 |
党员名册 |
|
|
4 |
本校党员吸收、转正、组织关系接转等材料 |
|
|
1 |
10年 |
党支部学习计划、记录 |
|
2 |
上级关于党务、组织、纪检、宣传、保密方面的管理性文件等 |
类别：工 会
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件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
工会组织建立、改选、教代会材料 |
|
2 |
工会工作年度工作计划、总结、会议记录 |
|
|
3 |
工会会员名册等 |
类别：团 委
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
团组织建立、改选、干部任免的材料 |
|
2 |
团组织年度工作计划、总结、会议记录 |
|
|
3 |
团员名册 |
|
|
4 |
新团员吸收、团组织关系介绍信等 |
类别：校长办公室
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
重大活动的请示、批复、名单、日程、讲话、小结、决定 |
|
2 |
学校组织的各类活动影像资料、年度工作总结、大事记、年鉴等 |
|
|
3 |
会议记录 |
|
|
4 |
学校缮印发出的文件 |
|
|
5 |
综合统计年报 |
|
|
6 |
与其它单位签订的协议材料 |
|
|
7 |
简报、媒体报道 |
|
|
1 |
10年 |
本校制订的教职工岗位职责、管理规定、规章制度 |
|
2 |
学校年度工作计划、短期工作安排、 |
|
|
3 |
上级机关印发的需要学校贯彻执行的重要文件、材料等 |
类别：人 事
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
干部履历表、转正定级表 |
|
2 |
年度考核表、教师工作量考核表 |
|
|
3 |
评（聘）专业技术职务（职称）材料 |
|
|
4 |
工资审批表 |
|
|
5 |
党员及政审材料 |
|
|
6 |
表彰奖励材料 |
|
|
7 |
任免、调动、退休、辞职等材料等 |
类别：招生办
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
|
1 |
永久 |
录取学生花名册 |
1开放教育录取学生花名册 |
|
2.网络教育录取学生花名册 |
|||
|
3.函授教育录取学生花名册 |
|||
|
4.研究生教育录取学生花名册 |
|||
|
2 |
30年 |
招生简章 |
1.开放教育招生简章 |
|
2.网络教育招生简章 |
|||
|
3.函授招生简章 |
|||
|
4.研究生招生简章 |
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|
1 |
10年 |
1.学校制定的招生政策 |
|
|
2.上级招生文件 |
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|
3.招生工作总结分析汇报材料 |
|||
|
4.招生教师与所招学生的对应册等 |
|||
类别：学生工作处
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
各班级学生、班干部、专业辅导员花名册 |
|
2 |
优秀毕业生、优秀学员、优秀班干部花名册 |
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|
3 |
各班级学生活动影像、毕业生集体照片 |
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|
1 |
10年 |
学生管理制度 |
|
2 |
学生状况调查分析材料 |
|
|
3 |
学生管理工作总结分析汇报材料等 |
类别：教学科研处
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
外聘教师名册 |
|
2 |
课程及任课教师安排表 |
|
|
3 |
教师工作量考核表 |
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|
4 |
科研课题材料 |
|
|
5 |
教师论文发表、交流、获奖材料 |
|
|
6 |
教学、论文答辩等影像资料 |
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|
7 |
本校制定的各种教学制度 |
|
|
8 |
学生论文及指导答辩名册 |
|
|
1 |
10年 |
学生社会实践、论文答辩安排 |
|
2 |
学生平时作业成绩册 |
|
|
3 |
教学工作总结分析汇报材料等 |
类别：教务处
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
|
1 |
永久 |
在校学生专业人数统计表 |
|
|
2 |
毕业生花名册 |
1.开放教育毕业生花名册 |
|
|
2.网络教育毕业生花名册 |
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|
3.函授教育毕业生花名册 |
|||
|
4.研究生毕业生花名册 |
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|
3 |
学籍迁移档案 |
||
|
4 |
学生成绩册 |
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|
5 |
办学评估材料 |
||
|
6 |
开放教育毕业生登记卡 |
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|
7 |
开放教育学士学位学生花名册 |
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|
1 |
10年 |
教务工作总结分析汇报材料等 |
|
|
|
类别：社区教育
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件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
社区教育、合作培训协议、学员名册、培训现场影像资料 |
|
2 |
社区教材（或提纲） |
|
|
1 |
30年 |
社区教育培训文件简章、培训课程与师资表册 |
|
1 |
10年 |
社区教育工作总结分析汇报材料等 |
类别：总务处
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
本校固定资产文件清册 |
|
2 |
物资采购、招投标等文件 |
|
|
3 |
学费收费一览表 |
|
|
4 |
财务内部审计资料等 |
类别：基建
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
永久 |
本校工程建设规划及批复等 |
类别：仪器设备
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
1 |
10年 |
本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等 |
类别：财务
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
|
|
1 |
永久 |
会计档案保管清册、销毁清册 |
|
|
2 |
年度预算决算报表 |
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|
1 |
25年 |
|
|
|
1 |
15年 |
|
|
|
2 |
|
||
|
3 |
总账、明细帐、辅助帐、固定资产帐 |
||
|
4 |
|
||
|
1 |
5年 |
银行存款金额调节表等 |
类别：实物
|
件号 |
保管期限 |
归档内容 |
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|
1 |
永久 |
获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾等 |
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|
类别：声 像 |
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件号 |
保管期限 |
归档内容 |
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|
1 |
永久 |
上级领导视察、检查本校工作的照片、录音、录像、光盘 |
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|
2 |
反映本校重要会议、重大事件、重大活动(校庆、教代会、外事接待)和工作成果的照片、录音、录像、光盘 |
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|
3 |
学校、教师、学生获各级各类先进称号、文艺汇演、体育竞赛等获奖照片，在各种报刊登载的照片。 |
||||
|
4 |
教学培训活动声像（教研活动、论文答辩） |
||||
|
5 |
学生活动声像（开学式、毕业典礼、文艺晚会、运动会、毕业照、优秀学生表彰等） |
||||
|
6 |
交流合作声像资料（省内外学习考察、院校交流）等 |
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附件1.2
归档文件目录及填写示例
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件号 |
责任者 |
文号 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
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1 |
社区教育 |
|
国画班学员花名册
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20130101 |
12 |
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